Elke overheid in Vlaanderen, dus ook elk gemeentebestuur, is verplicht haar burgers zélf zo goed mogelijk te informeren. Anderzijds heeft ook elke burger het recht om bestuursdocumenten in te kijken (inzagerecht), er een kopie van te ontvangen en uitleg te krijgen. Dit alles wordt 'openbaarheid van bestuur' genoemd.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve openbaarheid van bestuur:
- Actieve openbaarheid is de verzamelnaam voor de maatregelen die door het bestuur op eigen initiatief (zonder dat ernaar gevraagd wordt) worden genomen om op die manier het grote publiek te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn het magazine HZ, de Herzelenaar in weekblad Pano, gemeentelijke brieven, informatievergaderingen, …
- Passieve openbaarheid komt erop neer dat het bestuur informatie verstrekt op verzoek van de burger. Iedere burger heeft immers het recht bestuursdocumenten die uitgaan van de gemeente te raadplegen volgens de voorwaarden die in de wet zijn opgenomen. Dit houdt in dat je ter plaatse documenten kan inkijken, er uitleg over kunt krijgen en er een fotokopie van kunt ontvangen.
Procedure
Een aanvraag om een document in te kijken, er uitleg over te krijgen of een afschrift te krijgen moet je schriftelijk indienen. Je richt jouw aanvraag per brief of per e-mail aan de algemeen directeur.
Jouw aanvraag bevat:
- jouw naam en adresgegevens
- de aangelegenheid waarover het gaat en, indien mogelijk, de specifieke bestuursdocumenten waarover de aanvraag gaat
- welke vorm van openbaarheid je wenst (inzage, uitleg, afschrift)
- de reden van je aanvraag
- indien het om gevoelige informatie gaat, zoals privégegevens en commerciële of industriële informatie, voeg je het bewijs toe dat de persoon van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking ervan