Een evenement of activiteit aanvragen

Herzele is voorstander van kwalitatieve evenementen en wil hierbij de overlast voor mensen die niet deelnemen aan de activiteit of het evenement tot een minimum beperken.

Er wordt daarom aan alle organisatoren gevraagd om hun geplande evenement(en) tijdig en correct aan te melden/vragen bij het bestuur. Dit gebeurt door het evenementenformulier in te vullen.

Het indienen van een evenementenformulier staat niet gelijk met de toelating voor de organisatie van het evenement.

Wat staat er in het evenementenformulier?

Het evenementenformulier bundelt alle gegevens die betrekking hebben op jouw evenement (bv. gebruik van elektronisch versterkte muziek, schenken van sterke drank, de te nemen veiligheidsmaatregelen, de inname van de openbare weg, de inzet van security d.m.v. een externe firma of eigen vrijwilligers, ...).

Wat is een evenement?

Een evenement is een publiek toegankelijke manifestatie, activiteit of gebeurtenis op de openbare weg of op openbaar terrein of op privéterrein. Dat zijn bijvoorbeeld fuiven, gemeente-, dorp- of wijkfeesten, muziekfestivals, kermissen, braderijen, jaarmarkten, markten, sportmanifestaties … Gebeurtenissen waar het publiek enkel wordt toegelaten op basis van een persoonlijke uitnodiging, worden niet beschouwd als een evenement.

Opgelet: een wielerwedstrijd wordt niet beschouwd als een evenement. Een wielerwedstrijd aanvragen gebeurt via een ander formulier. Meer informatie vind je hier.

Procedure

Wie vult dit formulier in?

Dit formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Deze persoon moet meerderjarig zijn en hij/zij treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement.

Wanneer vul je dit formulier in?

  • Aan organisatoren van evenementen die tot 500 deelnemers verwachten, wordt gevraagd om dit formulier 60 dagen voor het evenement in te dienen.
  • Aan organisatoren van evenementen die 500 of meer deelnemers verwachten, wordt gevraagd om dit formulier 90 dagen voor het evenement in te dienen.
  • Aan organisatoren van evenementen die 750 of meer deelnemers verwachten, wordt gevraagd om eerst contact op te nemen met de dienst Veiligheid alvorens dit formulier in te vullen.

Opgelet: indien deze termijnen worden overschreden, kan de aanvraag worden geweigerd.

Hoe vul je dit formulier in?

Het evenementenformulier kan alleen digitaal ingevuld worden. Je vindt het formulier in ons e-loket (onderaan deze pagina).

Wat gebeurt er nadat je dit formulier hebt ingevuld?

Nadat je het formulier hebt ingevuld, belandt het formulier bij de dienst Veiligheid. De dienst geeft jou feedback en zorgt voor de verdere afhandeling (bv. het toekennen van bepaalde vergunningen).